Atlassian Tools for Non-Technical Teams: Jira Work Management

Atlassian-Tools wie Jira werden oft automatisch mit Softwareentwicklung und IT-Teams assoziiert. Doch Jira Work Management wurde speziell entwickelt, um die Anforderungen nicht-technischer Teams zu erfüllen. Egal, ob es um die Verwaltung von Marketingkampagnen, HR-Aufgaben oder Finanzprozessen geht – Jira Work Management ermöglicht Struktur trotz Flexibilität und kann so dabei helfen Workflows zu optimieren, Projekte zu verfolgen und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Jira Work Management: Die perfekte Lösung für nicht-technische Teams

Nicht-technische Teams stehen oft vor denselben Herausforderungen wie technische Teams: Deadlines einhalten, Fortschritte nachverfolgen und mehrere Stakeholdern koordinieren. Allerdings fehlen ihnen häufig spezialisierte Tools, die diese Prozesse erleichtern. Jira Work Management schließt diese Lücke mit Funktionen, die speziell auf die Bedürfnisse von Business-Teams zugeschnitten sind.

Wichtige Vorteile für nicht-technische Teams:

• Anpassbare Workflows: Flexibilität, um Aufgaben nahtlos in Prozesse einzubetten – sei es bei der Organisation eines Events, der Einstellung neuer Talente oder der Verfolgung von Budgetfreigaben.
• Visuelle Nachverfolgung: Zeitleisten, Kanban-Boards oder Listenansichten erleichtern es Teams, den Fortschritt von Aufgaben zu visualisieren und Deadlines einzuhalten.
• Automatisierung: Zeitersparnis durch Automatisierung von Routineaufgaben wie Freigaben, Benachrichtigungen und Zuweisungen.
• Zusammenarbeit: Einfach zu bedienende Tools für Kommunikation und Dokumentenaustausch halten alle Beteiligten auf dem Laufenden.
  Damit werden die leistungsstarken Funktionen von Jira auf den gesamten Betrieb übertragen und angepasst. Teams können einfach Boards, Listen oder Kalenderansichten einrichten, um Aufgaben, Projekte und Deadlines zu verfolgen, ohne sich mit komplexen technischen Details befassen zu müssen.

Anwendungsfälle: So nutzen nicht-technische Teams Jira Work Management effektiv

Marketing-Teams

Marketingteams jonglieren oft mit mehreren Kampagnen, Content-Plänen und Freigabeprozessen. Jira Work Management vereinfacht dies durch:

• Kampagnenmanagement: Visualisierung jedes Kampagnenschritts – von der Ideenfindung bis zur Umsetzung. Aufgaben können Teammitgliedern zugewiesen und Deadlines gesetzt werden.
• Content-Erstellung: Organisation und Priorisierung von Content für verschiedene Plattformen (Blogs, Social Media, E-Mails) mit benutzerdefinierten Workflows.
• Freigaben: Automatisierte Benachrichtigungen an Stakeholder, um Freigaben effizient abzuwickeln.

Personalabteilung

Personalabteilungen/ Human Ressources verwalten Prozesse wie Rekrutierung, Onboarding und Mitarbeiterentwicklung. Mit Jira Work Management können diese systematisch verfolgt werden:

• Rekrutierungs-Pipeline: Anpassbare Workflows zur Verfolgung von Bewerbern – von der ersten Sichtung bis zur finalen Zusage.
• Onboarding: Automatisierung von Onboarding-Schritten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Dokumente abgeschlossen und Schulungen geplant sind.
• Mitarbeiterentwicklung: Workflows für Leistungsbewertungen, Beförderungen und Entwicklungspläne mit klaren Zeitlinien.

Finanzteams

Finanzteams können Budgets, Freigaben und Berichte effizient verwalten:

• Budgetverwaltung: Workflows zur Verwaltung von Budgetfreigaben, um sicherzustellen, dass alle Dokumente vollständig sind und rechtzeitig geprüft werden.
• Rechnungsfreigaben: Automatisierung des Freigabeprozesses mit Benachrichtigungen für jede Phase.
• Finanzberichte: Anpassbare Dashboards zur Verfolgung von Kennzahlen und Echtzeit-Reports für Stakeholder.

Operationsteams

Operationsteams kümmern sich um wichtige Prozesse, die das Tagesgeschäft am Laufen halten. Jira Work Management unterstützt sie bei:

• Lieferkettenmanagement: Verfolgung von Bestellungen, Lieferungen und Lieferantenkommunikation mit optimierten Workflows.
• Facility-Management: Organisation und Priorisierung von Wartungsaufgaben mit automatisierten Zuweisungen.
• Vertragsmanagement: Verwaltung von Vertragsverlängerungen und Überwachung wichtiger Fristen.

Integrationen und Add-ons für nicht-technische Teams

Jira Work Management lässt sich nahtlos mit verschiedenen Tools verbinden – ideal für Teams ohne technischen Fokus. Besonders hilfreich sind etwa:

• Google Workspace oder Microsoft Teams: Dokumente teilen und direkt aus den bekannten Tools zusammenarbeiten.
• Slack: Projekt-Updates, Aufgabenabschlüsse und Fristen in Echtzeit direkt im Team-Channel erhalten.
• Salesforce: Vertriebsprozesse, Kundeninteraktionen und Deal-Fortschritte direkt in Jira Work Management integrieren.
  Diese Integrationen erweitern den Funktionsumfang von Jira Work Management und bündeln alle Projektaktivitäten an einem zentralen Ort.

So machen Sie Jira Work Management für Ihr Team nutzbar

Gerade für nicht-technische Teams kann Jira anfangs komplex wirken – der Schlüssel liegt im schrittweisen Einstieg:

• Mit Templates starten: Vorgefertigte Vorlagen für HR, Marketing, Finanzen & Co. bieten eine gute Basis und lassen sich individuell anpassen.
• Workflows anpassen: Prozesse nach Bedarf konfigurieren, Automatisierungen und eigene Felder hinzufügen.
• Dashboards einrichten: Live-Einblicke in Projektfortschritt, Budgets oder Auslastung des Teams visualisieren.
• Team onboarding: Ein gutes Onboarding sichert den Erfolg. Schulungen zu Aufgabenverteilung, Benachrichtigungen und Statusübersichten sind essenziell.

Fazit

Jira Work Management ist ein leistungsstarkes Tool, das Struktur, Automatisierung und Effizienz in nicht-technische Teams bringt. Marketing-, HR-, Finanz- und Operationsteams können ihre Prozesse vereinfachen und die Zusammenarbeit verbessern.

Dank einfacher Integrationen und einer benutzerfreundlichen Oberfläche bietet Jira Work Management alles, was Teams benötigen, um produktivität anzukurbeln, Deadlines einzuhalten und effektiver zu arbeiten.
Vor allem für Unternehmen die die Atlassian Cloud bereits nutzen, lohnt sich die Einführung von Jira Work Management. Lizenzmodelle decken das Tool häufig bereits ab und es nicht zu nuitzen wäre schlichtweg eine verlorene Chance.