Jira ist ein leistungsstarkes Tool für das Projektmanagement – doch erst mit individuellen Jira Queries lässt sich sein volles Potenzial ausschöpfen. Mithilfe von JQL (Jira Query Language) können Sie die Ticketverfolgung gezielt steuern und personalisierte Dashboards erstellen, die genau die Informationen liefern, die für Sie relevant sind. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie effektive Suchfunktionen und Dashboards einrichten, um Jira optimal für Ihre Anforderungen zu nutzen.
Was sind Jira Queries?
Jira Smart Filters sind benutzerdefinierte Suchabfragen, mit denen sich spezifische Tickets anhand individuell definierter Kriterien organisieren und anzeigen lassen. Mithilfe der Jira Query Language (JQL) können Sie Vorgänge beispielsweise nach Status, Verantwortlichen oder Fälligkeit filtern. Diese Filter ermöglichen einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen und sorgen für effizientes Tracking und Reporting über alle Projekte hinweg.
Entscheidende Vorteile durch Smart Filters:
- Effizientes Ticket-Tracking auch bei großen Projekten
- Zeitersparnis durch vordefinierte Suchabfragen
- Bessere Projektübersicht dank Integration in personalisierte Jira-Dashboards
Aufsetzen von effizienten Jira Such Functionen mit Hilfe vonSmart Filters
Basic- und Advanced-Search-Funktionen
In Jira stehen zwei Hauptmethoden zur Verfügung, um nach Vorgängen zu suchen: die einfache Suche (Basic Search) und die erweiterte Suche (Advanced Search).
Der zentrale Unterschied zwischen der einfachen Suche und JQL (Jira Query Language) liegt in Funktionsumfang, Benutzerfreundlichkeit und Grad der Individualisierung:
Einfache Suche (Basic Search)
- Benutzerfreundlich: Die grafische Oberfläche ist intuitiv und eignet sich besonders für nicht-technische Nutzer:innen.
- Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten: Vorgänge lassen sich über vordefinierte Felder wie „Zuständigkeit“, „Status“ oder „Priorität“ filtern – per Dropdown oder Textfeld.
- Schnelle Einrichtung: Perfekt für einfache, schnelle Suchvorgänge ohne komplexe Kriterien.
- Keine JQL erforderlich: Die Nutzung erfolgt komplett ohne Jira Query Language.
Erweiterte Suche (Advanced Search mit JQL)
- Komplexe Abfragen möglich: Ermöglicht individuelle Suchabfragen mithilfe von SQL-ähnlicher Syntax.
- Hohe Flexibilität : Kombination mehrerer Bedingungen, Einsatz von Operatoren und Funktionen, die in der einfachen Suche nicht verfügbar sind.
- Kenntnisse erforderlich: Nutzer:innen müssen die korrekte Syntax und Feldnamen beherrschen.
- Leistungsstarke Filter: Ideal für dynamische, wiederverwendbare Filter in Dashboards, Berichten oder Automatisierungen.
Wann sollte welche Suche verwendet werden?
- Einfache Suche: Ideal für schnelle, unkomplizierte Filterungen – besonders dann, wenn Sie mit JQL nicht vertraut sind oder keine tiefgehenden Ergebnisse benötigen.
- JQL (Advanced Search): Geeignet für komplexe Suchvorgänge, detaillierte Filter, individuelle Dashboards oder Workflows. Besonders nützlich für Power-User und Administrator:innen.
Beispiel:
- Einfache Suche: Finde alle Vorgänge, die "John Doe" zugewiesen sind und die eine "Hohe Priorität" haben.
- JQL : assignee = "John Doe" AND priority = "High" AND created >= startOfMonth()
(Finde alle hoch priorisierten Vorgänge, die John Doe zugewiesen sind und diesen Monat erstellt wurden.)
Erweiterte Jira-Suchen mit JQL
JQL ermöglicht es Nutzer:innen, präzise und leistungsstarke Abfragen zu erstellen. Hier einige gängige Beispiele:
- Alle Aufgaben mit Fälligkeit in den nächsten 7 Tagen:
due <= endOfDay("+7d")
- Vorgänge, die dem aktuellen Nutzer zugewiesen sind:
assignee = currentUser()
- Ungelöste Vorgänge mit hoher Priorität in mehreren Projekten:
project in ("ProjectA", "ProjectB") AND status != Resolved AND priority = High
- Alle Vorgänge, die in den letzten 30 Tagen erstellt wurden:
created >= -30d
- Offene Vorgänge in einem bestimmten Sprint:
sprint = "Sprint 5" AND status != Closed
Diese benutzerdefinierten Filter helfen Teams, sich auf priorisierte Aufgaben und relevante Vorgänge zu konzentrieren – abgestimmt auf ihre Rollen und Verantwortlichkeiten.
So erstellen Sie Jira Smart Filters
Effektive Smart Filters lassen sich mit wenigen Schritten einrichten:
Zur erweiterten Suche wechseln
- Cloud: Filters → Alle Vorgänge anzeigen → Rechts oben auf JQL umschalten
- Server/Data Center : Vorgänge → Nach Vorgängen suchen → Rechts oben auf Erweitert klicken
Hinweis : In Server/DC-Versionen ist entweder die einfache oder die erweiterte Suche aktiv – in der Cloud können Sie jederzeit zwischen beiden wechseln.
JQL-Abfrage eingeben, die Ihren Anforderungen entspricht – z. B. nach Vorgängen mit baldiger Fälligkeit oder Bugs mit hoher Priorität.
Filter speichern – und entweder mit dem Team teilen oder für den eigenen Gebrauch privat halten.
Tipp : Erstellen Sie wiederverwendbare Filter, die für mehrere Projekte anwendbar sind – so sparen Sie Zeit und behalten den Überblick.
Best Practices für den Umgang mit Jira Smart Filters und Dashboards
- Regelmäßige Pflege: Aktualisieren Sie Ihre Smart Filters regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen Projektanforderungen entsprechen und nur relevante Daten anzeigen.
- Geteilte Filter: Teilen Sie hilfreiche Filter und Dashboards mit Ihrem Team, um die Projektverfolgung für alle Beteiligten effizienter zu gestalten.
- Automatisierte Updates: Nutzen Sie Echtzeitdaten aus Jira, um Dashboards automatisch zu aktualisieren – so bleibt das gesamte Team ohne zusätzlichen Aufwand auf dem gleichen Stand
Fazit
Jira Smart Filters sind unverzichtbar, um die Suchfunktion zu erweitern und personalisierte Dashboards mit Echtzeitinformationen zu erstellen. Durch den gezielten Einsatz von JQL lassen sich Filter individuell anpassen und nahtlos in Dashboards integrieren. Das Ergebnis: schlankere Workflows, besseres Projektmanagement und gesteigerte Teamproduktivität.
Probieren Sie Smart Filters aus – und nutzen Sie das volle Potenzial von Jira.
