E-INVOICE: ONLINE RECHNUNGSERFASSUNG

(IDR / Invoice Data Reporting)

Eine einfache, kostengünstige und umfassende Lösung 
von Lupus Consulting

Zum Start einige Hintergrundinformationen:

Auf globaler Ebene ist ein klarer Trend zur verstärkten Nutzung von e-invoice Verfahren, getrieben bspw. durch die Europäische Union sowie auf lokaler Ebene durch die jeweiligen Steuerbehörden der einzelnen Staaten, zu verzeichnen. Die Europäische Union zielt darauf ab, bis zum Jahr 2020, 50% aller Rechnungen über e-invoice Verfahren zu steuern. Die Chancen für den verstärkten Einsatz von e-invoicing stehen sehr gut, da die verfügbaren Technologien mittlerweile ausgereift sind.

Weitere Highlights – der Prozess im Überblick

  • Es fallen keine weitere SAP Lizenzen, Abonnements oder SaaS Kosten an (wie z.B.: SAP eDocument Framework und SAP Cloud Platform Integration Service)
  • Schnell und einfach auf vorhandener Infrastruktur zu installieren
  • Unterstützt auch Netzwerksetups mit SAP ohne Internetverbindung
  • Variable Konfigurationsmöglichkeiten (unterstützt zukünftige gesetzliche Änderungen)
  • Entspricht gültigen Verordnungen zum Datenexport
  • ALV Dashboard Funktionalität zum Monitoring der Kommunikation mit den staatlichen Stellen
  • Verwaltung mehrere Company Codes / Legal Entities in einem SAP Client
  • Verwaltung mehrerer SAP Instanzen / Clients in einer Legal Unit
  • Unsere Lösung wird kontinuierlich weiterentwickelt, um ähnliche Anforderungen in weiteren Ländern zukünftig ebenfalls abdecken zu können

Wichtigste Features

  • Rechnungen und Gutschriften, egal ob in SD, MM oder FI erstellt, werden in eine XML Datei überführt

  • Die nach dem FatturaPA Format generierte XML Datei, entspricht vollumfänglich den geltenden Vorschriften der Steuerbehörden

  • Die XML Datei wird aus dem SAP System an die SDI sistema di interscambio) verschickt. Die SDI agiert dabei als Web-basiertes Portal zur Rechnungsfreigabe und stellt die Validierung der ausgetauschten Rechnungen durch die Steuerbehörden sicher
  • Nach erfolgter Prüfung wird die XML Datei um eine elektronische Signatur ergänzt, um die Authentizität sowie die Integrität der gesendeten Daten zu gewährleisten
  • Sämtliche Status zu ausgetauschten Rechnungen können im Lupus SAP e-invoice Dashboard übersichtlich gegliedert eingesehen werden
  • Durch das SDI genehmigte Dokumente werden letztendlich dem Kunden zugestellt

Zum e-invoicing kommt hinzu, dass in Italien elektronische Rechnungen auch digital archiviert werden müssen. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt zehn Jahre, in denen sichergestellt werden muss, dass die Rechnungen nicht verändert werden können. Um dies zu erreichen, werden die archivierten Rechnungen gruppiert (pacchetti di archiviazione) und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur und einem Zeitstempel versehen. Dieser Prozess muss spätestens drei Monate nach Ablauf der Einreichungsfrist für die jährliche Steuererklärung abgeschlossen sein.

Ein weiterer Vorteil des e-invoicing in Italien ist die Streichung des Spesometro. Spesometro ist ein Bericht über alle steuerlich relevanten Geschäftsfälle, der elektronisch an die Finanzbehörde geschickt werden muss. Ursprünglich wurde Spesometro eingeführt, um die Steuerhinterziehung zu verringern, jetzt ist es aufgrund der Transparenz bei der elektronischen Rechnungsstellung unnötig.

Gesetzliche Anforderungen in Italien

Die neuen Bestimmungen treten zum 01.01.2019 in Kraft. Für Unternehmen, die nach Ablauf der Frist ihre Rechnungen nicht an das SDI Portal zur Prüfung und Weiterleitung übertragen, sieht die italienische Regierung empfindliche Strafen vor. So werden Strafen in Höhe von 90% – 180% der anfallenden Mehrwertsteuer für jede nicht per SDI geprüfte Rechnung in Aussicht gestellt.

Wer ist ab wann betroffen?

  • Alle in Italien registrierte Unternehmungen, die Rechnungen an italienische Kunden senden, müssen diese Bestimmungen einhalten
  • Im B2B und B2C Geschäft treten die Bestimmungen zum 01.01.2019 in Kraft

Um SAP Systeme an die Richtlinien der italienischen Steuerbehörden anzupassen, müssen ggf. Änderungen an Prozessen zur Rechnungsstellung oder im GRC Umfeld (Governance, Risk and Compliance) vorgenommen werden. Die Herausforderungen sind vielfältig und von unterschiedlicher Komplexität. Um einige Aspekte zu nennen:

  • Die Erstellung der XML Dateien basierend auf dem FatturaPA Format und die Übermittlung an das SDI-System
  • Die Überprüfung der steuerrelevanten Einstellungen im SAP-ERP, auf Grund der Fülle an anstehenden Änderungen.
  • Die Überprüfung der Geschäftsprozesse auf notwendige Änderungen, die sich durch die Einführung einer e-invoicing Lösung ergeben (Roles & Responsibilities)

Die Lupus Consulting e-invoice Lösung unterstützt Firmen bei der Erstellung und Verarbeitung von eingehenden und ausgehenden Rechnungen und erfüllt sämtliche gesetzliche Anforderungen. Das integrierte Dashboard hilft dabei den Überblick über die ausgetauschten Rechnungen sowie deren Status zu behalten. Kontinuierliche Updates gewährleisten die rasche Anpassung im Falle von gesetzlichen Änderungen und die fortwährende Lokalisierung im Hinblick auf weitere Länder der Europäischen Union stellt sicher, dass Sie Produkt und Service aus einer Hand beziehen.

Die Implementierung – Methodik trifft Erfahrung

Die Lupus Consulting Methodik strukturiert ein Projekt in logische Phasen, Aufgaben und dazugehörende Arbeitsergebnisse. Unser Ziel ist es möglichst viele Synergien zu erzeugen und für unsere Kunden Projekte „in time & budget“ zu realisieren. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass wir in Systemumgebungen mit überschaubarer Komplexität ein e-invoicing Projekt innerhalb von 2 Wochen erfolgreich umsetzen können.

AUFGABE TIMING VERANTWORTLICH
Ist-Aufnahme und Bewertung Tag 1 Lupus Consulting
Vertrag und SOW Tag 1 Kunde
Installation e-invoice Lösung Tag 2, 3 Lupus Consulting
Customizing Tag 4, 5, 6 Lupus Consulting
Training Tag 7 Lupus Consulting
Unterstützung der Key User Tests Tag 8 Lupus Consulting
User Test Tag 8, 9 Kunde
Cut over plan, Go live Tag 10 Lupus Consulting

Lupus Consulting unterstützt seine Kunden bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften mit seiner e-invoicing Lösung.

In den letzten zehn Jahren haben Steuerbehörden weltweit einen Prozess eingeleitet, der als „Channel Shift“ bekannt ist. Channel Shift beschreibt den Wechsel vom persönlichen und postalischen Kontakt hin zu einer digitalen Strategie und der damit vermehrten Anwendung von IT-Lösungen zum Austausch von Daten.

Einer der Haupttreiber für das e-invoicing war bzw. ist die damit verbundene Prozesskostenreduktion. Mit der zunehmenden Digitalisierung des Datenaustauschs mit den Steuerbehörden gehen weiterhin Synergien in Bezug auf Compliance relevante Aspekte sowie der Reduzierung der Mehrwertsteuerlücke einher.

Lupus Consulting ist Ihr Partner rundum e-invoicing. Unsere kostengünstige und benutzerfreundliche Lösung wird fortwährend für weitere Länder lokalisiert und stets an die aktuellen Gesetzgebungen angepasst.

Auf der Website der Italienischen Steuerbehörden finden Sie weitere Informationen zu den gesetzlichen Anforderungen (The FatturaPA – Englisch).

Contact us: Holger Kosboth | +49 177 875 0 600 | holger.kosboth@lupusconsulting.com