SAP PROJEKTE EFFIZIENT GESTALTEN

Die Lupus Consulting   Methodik strukturiert ein Projekt in logische Phasen, Aufgaben und dazugehörende Arbeitsergebnisse. Für jede Projektphase stehen Vorlagen und Dokumente zur Verfügung, mit deren Hilfe die jeweiligen Meilensteine, Aufgaben und Arbeitsergebnisse übersichtlich und klar dokumentiert werden können.

Wir empfehlen die Verwendung der Lupus Six Square Methodik in Kombination mit unserem Smart Shore Modell für die effiziente und kostenoptimierte Durchführung Ihrer Beratungs- und Entwicklungsprojekte.

Lupus Six Square beinhaltet ein Set an direkt einsetzbaren Vorlagen, Fragebögen und Checklisten, die in einer Vielzahl von echten Projekten von Praktikern für Praktiker erstellt wurden. Unabhängig davon, ob es sich um ein Implementierungs-, Roll-Out- oder Entwicklungsprojekt handelt, bei Lupus Consulting arbeiten wir erfolgreich und nachhaltig mit dem von uns entwickelten Ansatz.

  • Definition der Projektorganisation sowie Rollen & Verantwortlichkeiten
  • Projektauftrag & Arbeitsumfang
  • Erste Fassung eines Projektplan mit Meilensteinen
  • Erste Fassung einer Dokumentation der Geschäftsprozesse
  • Erste Fassung eines Ansatzes zur Datenmigration
  • Sämtliche Arbeitsergebnisse der Projektphase abgenommen

In der „Project Preparation“ erfolgt die initiale Planung des Projektvorhabens sowie der Aufbau der zu Grunde liegenden Projektstruktur. Die in der Projektvorbereitung zu erstellenden Arbeitsergebnisse fokussieren sich vornehmlich auf den Aufbau der Projektorganisation und -steuerung sowie der Erstellung des Projektplans. Das in dieser Phase am wichtigsten einzuschätzende Arbeitsergebnis ist i.d.R. die Verabschiedung eines durch alle Parteien akzeptierten Umfangs (Scope) der zu erledigenden Arbeiten.

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Erfahrungsgemäß beinhaltet bereits diese allererste Projektphase einige Klippen, die umschifft werden müssen: So muss den Projektmitarbeitern unbedingt der notwendige Freiraum geschaffen werden, fernab Ihrer täglichen Arbeit in den Fachabteilungen, sich auf die Arbeit im Projekt einzulassen, um zu dem vereinbarten Termin die definierten Arbeitsergebnisse zu liefern. Der Aufbau einer Projektorganisation und -steuerung muss über das Projekt hinweg transparent erfolgen, Rollen & Verantwortlichkeiten definiert und gelebt werden.
Grundlage eines jeden Projekts ist ein klar umrissener Arbeitsauftrag, der sich später im Business Blueprint und der zu implementierenden Lösung widerspiegelt. Hand in Hand damit geht der Aufbau einer Instanz zur Kontrolle des zu implementierenden Funktionsumfangs (Scope / Template Governance). Speziell im Fall eines Roll-Out Projektes gilt es eine Verwässerung des Arbeitsumfangs zu vermeiden.

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  • Business Blueprint
  • Projektplan mit Meilensteinen
  • Dokumentation der Datenmigration
  • Dokumentation der Teststrategie
  • Change Management Plan
  • Sämtliche Arbeitsergebnisse der Projektphase abgenommen

Das Ziel dieser Phase ist die Erstellung des Business Blueprint, einer detaillierten Dokumentation der Ergebnisse, die während der Analyse-, Design- oder Fit-Gap-Workshops gesammelt wurden. Der Business Blueprint enthält detaillierte Informationen über die zu implementierenden Geschäftsprozesse und den damit verbundenen technischen Anforderungen. Der Business Blueprint gibt auch Auskunft über das Testen, das Training, das Änderungsmanagement, die Schnittstellen oder, je nach Art des Projekts, einen Ansatz für die Datenmigration.

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Die Herausforderungen in der Business Blueprint Phase sind vielfältig, da das Projekt in der Zwischenzeit Fahrt aufgenommen hat und alle Teams damit beschäftigt sind auf den Meilenstein der Abnahme des Business Blueprint hinzuarbeiten. Die in den Workshops gewonnenen Ergebnisse müssen vollständig und mit den anderen Fachprojekten konsistent abgestimmt in ein schlüssiges Gesamtkonzept übertragen werden. Die strikte Fokussierung auf die Dokumentation der zu realisierenden Geschäftsprozesse birgt das Risiko wichtige Bestandteile des Blueprint Dokuments zu vernachlässigen. Wichtige Themen wie die Definition einer Teststrategie, Stammdaten Governance oder die Datenmigration müssen vor dem Hintergrund einer gesamtheitlichen Betrachtung des Vorhabens Einzug in den Business Blueprint finden.
Das Projektmanagement muss die zuvor vereinbarte Template Governance zur Anwendung bringen und sicherstellen, dass der vereinbarte Arbeitsauftrag eingehalten wird. Eine Erweiterung des Scope in dieser Phase kann zu einer nicht kalkulierbaren Belastung des Budgets sowie zu einer zeitlichen Verzögerung führen.
Die Abnahme des Business Blueprint durch den Kunden ist der zentrale Meilenstein in dieser Projektphase. Ohne abgenommenen Blueprint ist dringend davon abzuraten in die nächste Projektphase zu wechseln.

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  • Vorläufiger Cutover Plan
  • Development list (RICEFW)
  • Datenmigration
  • Integrationstest
  • Schulungsunterlagen
  • Sämtliche Arbeitsergebnisse der Projektphase abgenommen

Die Phase „Realization & Readiness“ befasst sich mit der Implementierung sowie dem Testen der im Business Blueprint beschriebenen Geschäftsprozesse. Das Testen der implementierten Lösung erfolgt in dedizierten Testumgebungen, basierend auf migrierten und validierten Stamm- und Bewegungsdaten.

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Das Change Management spielt in dieser Phase eine wichtige Rolle, da einerseits die Schulungsunterlagen erstellt und andererseits sämtliche Mitarbeiter sowie externe Partner auf die bald anstehenden Neuerungen bzw. Änderungen in den Prozessen eingeschworen und hingewiesen werden müssen.
Auch werden in dieser Phase die Arbeiten am sog. Cutover Plan aufgenommen. Der Cutover Plan beschreibt sehr detailliert sämtliche Tätigkeiten, die vor, während und nach dem Go-Live durchgeführt werden müssen.

In der „Realization & Readiness“ Phase muss das Projektmanagement erneut auf die strikte Template Governance achten und sicherstellen das der definierte Scope implementiert wird. Das Testen der implementierten Geschäftsprozesse (bspw. Integrationstest) sowie das Testen der Datenmigration im speziellen ist der entscheidende Meilenstein in dieser Phase des Projektes.
Die Datenmigration ist ein häufig unterschätztes Thema in Projekten, obwohl sie nicht unwesentlich den kritischen Pfad eines Projektes beschreibt. Eine hohe Datenqualität ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Datenmigration und somit i.d.R. auch für einen erfolgreichen Go-Live.
Die Grundlage dafür wird im Business Blueprint bzw. dem Datenmigrationskonzept gelegt, in dem Konzepte zur Datenbereinigung und zur Datenvalidierung beschrieben werden. Eine enge Einbindung der Fachabteilungen in die Bereinigung sowie Validierung der Daten ist unablässig, um bereits während der Testphasen die Datenqualität stetig zu erhöhen und nach Go-Live die Geschäftsprozesse fehlerfrei ausführen zu können.

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  • Schulung der Endanwender
  • Benutzerakzeptanz durch Maßnahmen im Change Management sichergestellt
  • Cutover Plan abgestimmt
  • Freigabe für Übergang in den Cutover
  • Fallback Szenarien und Notfallplan
  • Sämtliche Arbeitsergebnisse der Projektphase abgenommen

Die „Transition & Training“ Phase bereitet den Übergang des Projektes hin zur produktiven Nutzung der implementierten Lösung vor. In dieser Phase erfolgen u.a. technische Tests wie z.B. Stresstests, das Finetuning der Datenmigration, das Schärfen des Cutover Plans sowie i.d.R. die Durchführung der ersten frühen Cutover Aktivitäten. Im Zuge der Cutover Strategie wurden, wo sinnvoll und möglich, Fallback Szenarien definiert und getestet. Letzte offene Punkte aus den zuvor durchlaufenen Phasen sollten in dieser Phase abgeschlossen werden.

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Dem Change Management muss in dieser Phase, kurz vor dem Go-Live, besondere Aufmerksamkeit zuteilwerden, da einerseits das Gros der Endbenutzer mit den durchzuführenden Schulungen in die Lage versetzt wird das zukünftige IT-System zu bedienen und andererseits im Endspurt zum Go-Live das richtige Maß an Akzeptanz für die neue Software innerhalb der Fachabteilungen erlangt werden muss. Letztendlich sollten die Endanwender das neue System akzeptieren und gerne damit arbeiten wollen.

Ein nicht zu unterschätzendes Risiko in dieser Phase ist erneut die mit viel Fingerspitzengefühl anzuwendende Template Governance. Da in dieser Phase der Großteil der zukünftigen Anwender geschult wird, wird der Ruf nach neuer bzw. anders implementierter Funktionalität laut. Hier obliegt es dem Projektmanagement sowie den sog. Business Process Owner und Key User die aufkommenden Anforderungen sorgfältig gegen das Template abzuwägen und zu entscheiden, ob eine Anforderung geschäftskritisch ist oder nicht. Erfahrungsgemäß halten einige Last Minute Änderungen stets vor dem Go-Live Einzug in das Template.

Ein weiterer kritischer Erfolgsfaktor in dieser Phase ist ein umfassender Cutover Plan, der alle Stakeholder, externe Partner, Schnittstellen und angeschlossene IT-System berücksichtigt die für den Übergang zum neuen IT-System notwendig sind und diese sorgfältig aufeinander abstimmt.
Die Risikobewertung wesentlicher Cutovertätigkeiten und deren Mitigation mittels entsprechender Fallback Szenarien muss Bestandteil einer sorgfältigen Cutover Planung sein.

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  • Cutover Plan
  • Datenmigration in das Produktivsystem
  • Übergabe in den Support
  • Lessons Learned
  • Übergabeprotokoll
  • Sämtliche Arbeitsergebnisse der Projektphase abgenommen

Im Zuge von „Launch & Live“ erfolgt mittels des Cutover der Übergang von der Projektphase in den produktiven Betrieb. Typische Aktivitäten im Cutover sind: Die Migration der Stamm- und Bewegungsdaten inkl. deren Validierung, das Ein- und Ausschalten von Schnittstellen, das Erstellen von Backups und die Unterstützung von Endbenutzern beim Ausführen erster Transaktionen im neuen IT-System.

Dem Go-Live folgt üblicherweise eine ca. 2 – 4-wöchige Periode der intensiven Betreuung in der das IT-System sukzessive in den geregelten Support überführt wird.

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Als kritischer Erfolgsfaktor in dieser Phase gilt die gewissenhafte Abarbeitung des Cutover Plans und insbesondere die erfolgreiche Durchführung der Datenmigration sowie das Ein- und Ausschalten der Schnittstellen zu den angeschlossenen IT-Systemen. Das Projektteam ist in dieser Phase besonderen Belastungen ausgesetzt, da der Cutover im Regelfall einige Tage dauert und sich in Ausnahmefällen sogar über Wochen hinziehen kann. Um den minutiös geplanten Cutover erfolgreich durchführen zu können, wird unter Umständen ganztägig in Schichten gearbeitet.

Neben dem Cutover wird in der “Launch & Live” Phase ebenfalls die Übergabe der implementierten Lösung durch das Projektteam an die Supportorganisation durchgeführt.  Je nach Laufzeit und Komplexität des Projektes hat sich ein zum Teil beträchtliches Know-how in den Köpfen des Projektteams angesammelt. Ziel ist es das Wissen des Projektteams strukturiert und vollständig an die Supportorganisation zu übergeben, um einen reibungslosen Support zu gewährleisten.

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  • Bewertung des Reifegrads der implementierten Lösung
  • Analyse und Feedback zum Supportkonzept
  • Optimierung des Supportkonzepts
  • Optimierung der Geschäftsprozesse
  • Optimierung des Roll-Out Ansatzes
  • Unterstützung im Roll-Out

„Operate & Optimize“ ist strenggenommen keine Phase innerhalb eines Implementierungs- oder Roll-Out-Projekts, dennoch kann es bei bestimmten Projektkonstellationen, bspw. bei Roll-Out Projekten mit einer Reihe von schnell aufeinander folgenden Go-Lives, ratsam sein, diese Phase von Beginn an in die Projektmethodik zu integrieren. Beispiele dafür sind u.a. die frühzeitige Einbindung des Support Teams in das Projekt, um geringe Verweildauern des Projektteams nach dem Go-Live zu ermöglichen, die zeitnahe Umsetzung der kritischsten Erkenntnisse aus dem Cutover oder gar die Aufnahme gewisser Aspekte in das auszurollende Template.

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Lupus Consulting ist als Anbieter von Application Management Outsourcing services darauf spezialisiert, implementierte Lösungen anhand von Best Practices in den geregelten Support zu überführen und darüber hinaus maßgeschneiderte Supportkonzepte zu erstellen und umzusetzen. Wir betrachten den Support nicht als Erhaltung des Status Quo, sondern bieten unseren Kunden weitere Services zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse an.  Der Aufbau von Governance Strukturen zur Pflege von Stammdaten, die schrittweise und kontinuierliche Optimierung der Geschäftsprozesse bzw. deren Ausrichtung auf neue oder geänderte Geschäftsmodelle sind nur einige Beispiele an denen unsere Experten im Application Management Support arbeiten.

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