Roadmap naar SAP Excellence

De Lupus Consulting methodologie    structureert een project in logische fasen en bijbehorende taken. Voor elke fase zijn er richtlijnen en sjablonen beschikbaar, die duidelijk de mijlpalen, de doelen en de deliverables beschrijven.

De Lupus Six Square-methodologie en onze Smart Shore-aanpak voor het uitvoeren van projecten creëert aanzienlijke synergie, zodat  projecten binnen tijd, budget én kwaliteit worden opgeleverd.

Lupus Six Square is flexibel ontworpen dat het gemakkelijk aanpasbaar is om elke projectsituatie en -behoefte te ondersteunen. En geldt dus voor het uitvoeren van een template roll-out project, een green field implementatie of een developmentproject of het verbeteren van specifieke functionaliteit in uw ERP- of S/4 HANA-systeem.

Het is eenvoudig om templates, tools, vragenlijsten en checklists te gebruiken, die aan de gestelde vereisten voldoen en eenvoudig het werk afgerond krijgen. Bij Lupus Consulting hebben we al jaren met succes projecten opgeleverd die deze aanpak volgen.

  • Definitie van de organisatiestructuur, de rollen en verantwoordelijkheden
  • Project opdracht & scope beschrijving
  • Projectplan inclusief mijlpalen
  • Bedrijfsprocessen-document
  • Data-migratie aanpak
  • Goedkeuring van fase-deliverables

Project Preparatie of Voorbereiding beschrijft de initiële planning en opzet van het project. De in deze fase beschreven deliverables helpen bij het voltooien van de initiatie- en planningsstappen op een efficiënte en effectieve manier, waarbij in dit stadium de nadruk ligt op het opzetten van projectmanagement, projectplan en planning. Het belangrijkste in deze fase is de goedgekeurde scope van werk (Statement of Work) en volgende stappen.

lees meer

Deze eerste fase bevat enkele uitdagingen en pijnpunten die moeten worden gemanaged, zoals  maak mensen met kennis van zaken in de business afdelingen vrij voor projectwerk, zet een project-organisatie op, definieer duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden. De basis van elk project is een duidelijk omschreven scope, die later wordt weerspiegeld in de business blueprint en de te implementeren oplossing. Tenslotte moet de scope worden gemanaged door het projectmanagement en de betrokken belanghebbenden.  De gedefinieerde scope, die wordt uitgewerkt in de volgende fase (fit/gap analyse- en beoordelingsworkshops), mag niet “verwateren”.

sluit

  • Business Blueprint document
  • Gedetailleerd projectplan inclusief mijlpalen
  • Data Migratie aanpak
  • Test strategie, plan en aanpak
  • Change Management procedure
  • Goedkeuren van fase-deliverables

Het doel van deze fase is het creëren van de Business Blueprint, een gedetailleerde documentatie van de resultaten, die zijn verzameld tijdens de workshops over behoeftenstelling, ontwerp en fit/gap- analyse. De business blueprint bevat gedetailleerde informatie over de bedrijfsprocessen, die moeten worden geïmplementeerd en de bijbehorende technische vereisten. Het omvat ook aspecten als testen, training, verandermanagement, interfacing en, afhankelijk van het type project, een aanpak voor datamigratie.

lees meer

De uitdagingen tijdens blueprinting zijn talrijk, omdat het project in een stroomversnelling is geraakt. Alle teams zijn bezig met documentatie en zitten nog steeds op een meer theoretisch niveau. Daarom is het van cruciaal belang om het uitgebreide beeld, dat is verkregen in de analysefase, te vervatten in het blauwdrukdocument. Het is de verantwoordelijkheid van het project management en de stakeholders om de hand te houden aan de uitgangspunten met betrekking tot scope, tijd en budget, waarbij wordt voorkomen dat optionele functies in scope worden gebracht.
Het accorderen van de blauwdruk van het bedrijf is de belangrijkste mijlpaal in deze fase, omdat het de basis vormt voor alle volgende fasen. Een project mag pas worden vervolgd als deze kwaliteits-toetsing met succes is doorlopen. Blueprinting omvat het risico, dat teams zich hoofdzakelijk richten op de bedrijfsprocessen en geen aandacht besteden aan onderwerpen als het definiëren van een teststrategie, master data governance en/of datamigratie.

sluit

  • Voorlopig Cutover plan
  • Data migratie goedgekeurd
  • Testen goedgekeurd
  • Developmentlijst RICEFW (Reports, Interfaces, Conversies, Uitbreidingen, Formulieren, Workflows)
  • Handleiding eindgebruikers
  • Goedkeuren van fase-deliverables

De Realisatie- en Readinessfase (Gereedheid) richt zich op de implementatie van de bedrijfsprocessen en de technische aspecten, die zijn beschreven in het business blueprint-document. Een ander belangrijk doel van deze fase is het algehele testen van de oplossing in speciale testomgevingen op basis van gemigreerde en gevalideerde masterdata- en transactiegegevens.

lees meer

Naarmate het project vordert, zullen teams ook beginnen met het ontwikkelen van het trainingsmateriaal en zal het verandermanagement steeds belangrijker worden.  De organisatie wordt voorbereid op de aankomende veranderingen en ook de communicatie over de aanstaande veranderingen naar externe partners begint. De activiteiten voor de overgang naar de toekomstige productieomgeving zullen worden gestart en gedocumenteerd in het cutover plan.

Tijdens deze fase vinden de echte implementatiewerkzaamheden plaats en zijn de onderwerpen, waaraan projectmanagement en belanghebbenden bijzondere aandacht moeten besteden zeer omvangrijk. Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat tijdens de implementatie, blijvend, de scope te bewaken, waardoor wordt voorkomen dat de scope veranderd. Datamigratie – vaak een onderschat onderwerp in projecten – moet voldoende aandacht krijgen, omdat het normaal het kritieke pad van een implementatie- of roll-outproject schetst. Datakwaliteit is de sleutel als het gaat om datamigratie en als zodanig moet een goed gegevensvalidatieproces met de business worden geëffectueerd, anders zal de afloop van  bedrijfsprocessen tijdens de testfase en zelfs na Go-Live leiden tot fouten.

sluit

  • Training eindgebruikers voltooid
  • Eindgebruikers zijn goed voorbereid en acceptatie is bereikt
  • Cutoverplan compleet en afgerond
  • Goedkeuring Cutover gereedheid (Readiness)
  • Fall-back en Risk & Contingency plan
  • Goedkeuren van fase-deliverables

Het doel van deze fase is om alle taken voor te bereiden, die nodig zijn voor de overgang naar de productiemodus, inclusief de technische testen zoals stresstest, training voor eindgebruikers, systeembeheer, voorbereiding en verfijning van de datamigratie, afronding van de documentatie van het Cutoverplan en waarschijnlijk de eerste activiteiten van de daadwerkelijke Cutover. Als onderdeel van de voorbereiding van een Cutoverplan zijn fall-backscenario’s gedefinieerd en getest. In deze fase moeten de laatste “open” problemen voorafgaand aan de overgang worden opgelost.

lees meer

Tijdens Transition & Training moet bijzondere aandacht worden besteed aan het verander-management, omdat trainingen voor eindgebruikers met succes moeten zijn uitgevoerd en de organisatie klaar moet zijn om het nieuwe systeem goed te kunnen gebruiken. Tenslotte moeten de eindgebruikers het nieuwe systeem accepteren.

Een van de grootste pijnpunten in deze fase is het risico dat wijzigingen (Change Requests) worden gevraagd, die uit het testen naar voren komen. Het is de verantwoordelijkheid van het testmanagement, projectmanagement en belanghebbenden om de overeengekomen scope te bevriezen tegen pogingen om additionele functionaliteit toe te voegen, die niet van cruciaal belang zijn voor het bedrijf. Geen twijfel, er zullen wijzigingsverzoeken zijn, maar die moeten zeer goed worden beargumenteerd door de verzoekende afdelingen.

Een andere cruciale succesfactor in deze fase is een uitgebreid Cutoverplan, waarbij alle stakeholders en externe partners, interfaces en aangesloten IT-systemen in overweging zijn genomen. Alle taken, die nodig zijn voor de overgang naar het nieuwe systeem, worden zorgvuldig georganiseerd. Risicobeoordeling van cruciale Cutover taken en bijbehorende fall-backscenario’s moet deel uitmaken van de Cutoverplanning.

sluit

  • Productie Cutoverplan
  • Productiegegevens-migratie goedkeuren
  • Transitie naar beheerorganisatie
  • Lessons Learned
  • Acceptatieprotocol voor oplevering
  • Goedkeuren van fase-deliverables

Tijdens Launch & Live vindt de laatste stap van een projectgerichte pre-productieomgeving naar een live productieomgeving plaats, op basis van het Cutoverplan. Typische activiteiten in deze overgangsfase zijn: de gegevensmigratie en validatie van gemigreerde gegevens, in-/uitschakelen van interfaces, maken van een back-up van het oude systeem en het ondersteunen eindgebruikers, die eerste transacties uitvoeren in het nieuwe systeem.

Na een succesvolle Go-Live vindt een periode van “intensive care” plaats – meestal 2 tot 4 weken – om stap voor stap een stabiele ,dagelijkse, operatie te verzekeren.

lees meer

De meest kritieke succesfactor bij het verhuizen naar de productieomgeving is een grondige uitvoering van het Cutoverplan en in het bijzonder een succesvolle datamigratie en het in-/ uitschakelen van interfaces naar aangesloten IT-systemen. Het projectteam moet volledig zijn vrijgemaakt tijdens deze projectfase, omdat de Cutover meestal een paar dagen duurt en in uitzonderlijke gevallen zelfs een paar weken. Soms moeten teams in ploegendienst werken en zelfs nachtdiensten zijn niet ongewoon, uiteraard afhankelijk van het project.

De andere uitdaging is om de overdracht uit te voeren naar de live productie-operatie. Projectteams moeten hun kennis overdragen aan de toekomstige ondersteuningsorganisatie. De Handshake. Om toekomstige operaties niet in gevaar te brengen, moet vooraf een transitieplan met een strategie voor kennisoverdracht, systeemdemo’s en (mogelijk) een schaduwfase voor de overdracht van ondersteuning door het projectteam naar de ondersteuning door de staande organisatie worden vastgelegd.

sluit

  • Maturity assessment
  • Organiseren van Feedback
  • Optimalisatie systeembeheer
  • Optimalisatie van bedrijfsprocessen
  • Roll-out optimalisatie
  • Roll-out support

Operate & Optimize is strikt genomen geen fase binnen het project. In bepaalde projectsituaties (zoals roll-outprojecten met een snelle reeks Go-Lives) is het raadzaam deze fase vanaf het begin op te nemen in de methodologische aanpak.

lees meer

Het geïmplementeerde systeem kan na Go-Live worden uitgebreid met additionele functionaliteit en een snelle overgang naar professionele beheerorganisaties is cruciaal. Lupus Consulting, als SAP Service Provider van Application Management Outsourcing Services, is gespecialiseerd in het opzetten van op maat gemaakte systeembeheersdiensten, waaronder intelligente benaderingen voor de transitie naar Go-Live-ondersteuning, op basis van Key Performance Indicators en Service Level Agreements. Verdere projecten zoals optimalisatie van bedrijfsprocessen, opzetten van governance-structuren of master data management, het geleidelijk optimaliseren en verbeteren van het bedrijfsmodel en systeemlandschap van klanten zijn onderdeel van Operate & Optimize.

sluit