A vállalatok számos IT megoldást használnak a mindennapjaik során. Ezek közül az egyik legismertebb az SAP, amely leginkább a pénzügyi, kontrolling, HR és az ERP rendszer egyéb üzleti folyamataira fókuszál.
Azonban az SAP-t használó vállalatok majdnem mindegyikének szüksége van arra, hogy a rendszer alapvető funkcióit saját igényeiknek megfelelően formálják, bővítsék
Hagy mutassak erre egy rövid, ám annál találóbb példát: Minden vállalat működéséhez szükséges bizonyos eszközök és szolgáltatások megvásárlása. Azonban a beszerzőknek erre csak meghatározott mennyiségű összeg áll rendelkezésre. Leggyakrabban a limit alatti költésekhez nincs szükségük engedélyre. Míg az ezt meghaladó vásárlásokhoz egy jóváhagyó beleegyezése szükséges.
Az SAP pénzügyi moduljának alapvető funkciói támogatják a legtöbb végpontok közötti folyamatot. Azonban mivel minden vállalkozás egyedi elkerülhetetlenek bizonyos szintű módosítások a folyamatok optimalizálásának érdekében.
Az ilyesfajta igények könnyen kezelhetővé válnak az SAP Atlassian termékekkel való integrációja révén. Ezzel a megoldással számos üzleti folyamat automatizálható, ezáltal pedig a manuálisan végzendő munka mennyisége csökkenthető.
Hagy mutassam meg ennek működését:
- A beszerzők vásárlásra fordítható limitje legyen mondjuk 10.000€. Ez azt jelenti, hogy ezen összeg alatti költések automatikusan jóváhagyásra kerülnek. Míg az ezt meghaladó tranzakcióknak egy 4 vagy akár 6 lépéses engedélyeztetésen kell átesniük.
- A beszerzők az SAP MM moduljában vezetik a vásárlásokat. A limit elérésekor az előző pontban említett jóváhagyási ciklus automatikusan elindul.
- Magának az engedélyeztetésnek a folyamata a Jirában fut le.
- A beszerző felettese megkapja a kérést és eldönti, hogy engedélyezi vagy pedig elutasítja azt. Ehhez a Jirában mindössze egyetlen gomb megnyomása szükséges.
- Amennyiben a tranzakciót mindegyik szükséges jóváhagyó engedélyezi a beszerzés automatikusan elindul az SAP MM moduljában.
- A kérelem elutasítása minden esetben tartalmazza a jóváhagyó visszajelzését és blokkolja a vásárlást. Ekkor a beszerző nem tudja elindítani a megrendelést.
- A felhasználók a Jirában értesítést kapnak a sikeres vásárlásokról és a sikertelen tranzakciókról egyaránt.
- A folyamat során keletkező adatok mindkét rendszerben mentésre kerülnek a hozzájuk tartozó felhasználók adataival együtt. Ezáltal a beszerzések auditálhatóvá válnak.
Az éves auditokon való megfelelés minden vállalat számára rendkívül fontos. Az ellenőrzés során kritikus tényező az engedélyezések és a beszerzések átláthatósága. Az SAP és Jira összekapcsolásával a szükséges információk – a jóváhagyásokat tartalmazó e-mailek keresgetése nélkül – egyetlen helyen, rendszerezve megtalálhatókká válnak.
Az Atlassian segítséget jelent szinte az összes üzleti folyamat lebonyolítása során. Ehhez nincs más teendőnk, mint hagyni, hogy a két ökoszisztéma (az SAP és az Atlassian) végezze el a munka oroszlán részét.
Amennyiben további kérdésed lenne a témával kapcsolatban keress minket az alábbi elérhetőségek valamelyikén:
Balog István / istvan.balog@lupusconsulting.com / +36 20/984 9687